Co musisz wiedzieć o archiwizacji dokumentów

Wydawać by się mogło, że archiwizacja dokumentów nie jest czynnością skomplikowaną. Wystarczy włożyć dany dokument do teczki i gotowe. Okazuje się jednak, że dokumenty należy przechowywać w odpowiedni sposób. Co równie ważne, należy wiedzieć jak długo trzeba go archiwizować.
Odpowiednie archiwizowanie
Sposób przechowywania dokumentów w każdej firmie może być inny. Ważne jest, aby zachowywać systematykę. Bardzo często można usłyszeć, że najważniejszy jest porządek w papierach. Jest to prawdą. Nieład oraz brak spójności sprawia, że praca się wydłuża – więcej czasu poświęcamy na szukanie dokumentów w stertach teczek i na regałach pełnych segregatorów. Archiwizacja danych powinna być spójna – jeden segregator dotyczy tylko jednego tematu, a dokumenty w nim zawarte są uporządkowane według określonej reguły- daty, ważności, itd.
Dane wrażliwe
Wiele dokumentów posiada w sobie tak zwane dane wrażliwe. Zaliczamy do nich dane osobowe, ale także różnego rodzaju informacje, na przykład finansowe. Są to dane, które nie powinny trafiać w ręce osób nieupoważnionych. Z tego względu tak ważny jest odpowiedni dobór miejsca, w którym przechowywane są dokumenty. Pracownicy powinni mieć do nich wygodny dostęp, jednak powinno być to miejsce znajdujące się poza zasięgiem osób trzecich.
Niszczenie dokumentów
Ustawa dokładnie określa przez jaki okres czasu należy przechowywać dokumenty różnego rodzaju. Zazwyczaj okres ten wynosi 5 lat. Istnieją jednak dokumenty, które należy przechowywać nawet lat 50 – są to dokumenty kadrowe związane z płacami pracowników oraz innymi informacjami ważnymi w przypadku emerytur lub rent pracowników. Warto dokładnie dowiedzieć się ile należy przechowywać dany dokument.

archiwizacja dokumentów polega także na ich porządkowaniu. Gdy okres, przez który należy trzymać dane dokumenty się zakończy należy je odpowiednio zniszczyć. Ze względu na wspominane wcześniej dane wrażliwe należy to robić za pomocą niszczarki do papieru lub zlecić profesjonalne zniszczenie firmie zewnętrznej, która wykonuje tę usługę w przypadku większej ilości dokumentów.